Los impresos y los formularios son documentos que vienen preparados, y que facilitan al ciudadano la comunicación escrita con empresas, instituciones, o con la Administración. En estos textos previamente preparados, hay escritas ciertas  fórmulas que orientan sobre cómo se ha de completar el texto. El usuario sólo debe rellenar los espacios en blanco con los datos y los contenidos que se refieren al asunto tratado.

Algunos ejemplos de impresos y formularios son:

• la hoja de inscripción en un curso: el centro escolar facilita esa hoja, en la que hay que indicar los datos que se solicitan.

• un impreso de certificado postal: en la oficina de correos hay impresos para envíos postales certificados (carta, paquete, etc.), además de telegramas, giros postales, etc. que el remitente debe rellenar y entregar al empleado para que registre el envío

• un formulario de suscripción a una publicación: en un papel impreso se indican los datos necesarios para que un cliente haga su petición de suscripción a una revista, un diario, un boletín, etc.

• una encuesta escrita: en el impreso se pueden leer las preguntas de una encuesta, con sus respuestas posibles; la persona que responde al cuestionario ha demarcar una de las respuestas prefijadas o bien escribir libremente su opinión.

Este tipo de documentos agilizan la comunicación entre personas y entidades, empresas u organismos oficiales, y cumplen diverss finalidades:

• rapidez en la lectura y en la escritura: se busca facilitar tanto la redacción como la lectura de los documentos. Como ya están en parte redactados, sólo hay que escribir ciertos contenidos de tipo personal

• claridad: la letra impresa y la disposición en diferentes apartados de sus contenidos permiten comprender mejor el documento

• información: se pretende que en el documento figure toda la información necesaria  para poder rellenarlo sin dificultades, además de todo lo necesario para poder accedder al producto o servicio

• comunicación uniforme e impersonal: se facilita a todos los usuarios el mismo tipo de comunicación, que es impersonal.

En la actualidad se pueden rellenar gran cantidad de formularios e impresos a través de la red de Internet, mediante herramientas informáticas que nos permiten escribir y rellenar con mucha facilidad los datos que se solicitan y cumplir el trámite en el mismo momento del envío electrónico.